Kurz gefasst
Die Car Policy ist die unternehmensinterne Richtlinie, die festlegt, wer welche Fahrzeuge erhält und wie sie genutzt werden. Sie schafft einheitliche Regeln und begrenzt Einzelfallentscheidungen.
Was regelt eine Car Policy?
Berechtigungen nach Funktion oder Hierarchie, zulässige Fahrzeugklassen und Budgets, Ausstattungsvorgaben, Antriebsarten, Laufzeiten und Laufleistungen. Dazu die Nutzungsregeln: Privatnutzung, Mitnahme von Angehörigen, Auslandsfahrten, Verhalten bei Schäden, Umgang mit Verkehrsverstößen sowie Rückgabe bei Austritt oder längerer Abwesenheit.
Wie unterscheidet sie sich von der Dienstwagenrichtlinie?
Die Begriffe werden häufig gleichbedeutend verwendet. Sinnvoll ist die Trennung nach Zweck: Die Car Policy beschreibt die Fuhrparkregeln insgesamt, einschließlich Poolfahrzeugen und Nutzfahrzeugen. Die Dienstwagenrichtlinie regelt die arbeitsrechtliche Seite der Überlassung an einzelne Personen.
Welche Abschnitte gehören in eine Car Policy?
Die folgende Gliederung deckt die Fragen ab, die im Betrieb tatsächlich auftreten.
- Geltungsbereich und Berechtigung nach Funktion oder Position
- Fahrzeugklassen, Budgetgrenzen und zulässige Antriebsarten
- Ausstattung, Sonderwünsche und Eigenbeteiligung
- Bestellung, Lieferzeit und Überbrückung
- Übergabe, Fahrerwechsel und Rückgabe
- Private Nutzung, mitfahrende Personen, Auslandsfahrten
- Kraftstoff, Ladestrom und deren Erstattung
- Verhalten bei Schäden, Selbstbeteiligung, Umgang mit Bußgeldern
- Pflichten der Fahrenden: Kontrolle, Unterweisung, Mängelmeldung
- Sonderfälle: längere Krankheit, Elternzeit, Freistellung, Austritt
- Zuständigkeiten und Ansprechpersonen
Die drei zuletzt genannten Punkte fehlen in bestehenden Richtlinien am häufigsten und verursachen die meisten Einzelfallentscheidungen.
Was macht eine Car Policy wirksam?
Dass sie Entscheidungen vorwegnimmt, statt sie zu beschreiben. Eine Richtlinie, die nur Fahrzeugklassen auflistet, beantwortet die praktisch häufigen Fragen nicht: Was passiert bei Elternzeit, wer zahlt die Selbstbeteiligung bei selbstverschuldeten Schäden, wie wird bei Elektrofahrzeugen der zu Hause geladene Strom erstattet.
Bei der Umstellung auf Elektromobilität lohnt eine Überarbeitung ohnehin. Fahrzeugklassen nach Hubraum oder Leistung passen nicht mehr, sinnvoller sind Budgetgrenzen, die die Preisgrenze der 0,25-%-Regelung berücksichtigen.
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