Kurz gefasst
Der Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt die Überlassung eines Firmenfahrzeugs an eine bestimmte Person. Er konkretisiert die Dienstwagenrichtlinie für den Einzelfall und ist Teil der arbeitsvertraglichen Vereinbarung.
Was regelt er?
Das konkrete Fahrzeug, den Umfang der erlaubten Privatnutzung, wer außer der berechtigten Person fahren darf, die Übernahme von Kosten und Eigenanteilen, die Pflichten im Umgang mit dem Fahrzeug, das Verhalten bei Schäden sowie die Bedingungen für Rückgabe und Ersatz.
Wie verhält er sich zur Richtlinie?
Die Dienstwagenrichtlinie gilt für alle Berechtigten und beschreibt die allgemeinen Regeln. Der Überlassungsvertrag bezieht sich auf eine Person und ein Fahrzeug und verweist üblicherweise auf die Richtlinie in ihrer jeweils gültigen Fassung.
Diese Verweistechnik ist üblich, weil sonst jede Änderung der Richtlinie neue Einzelverträge erfordern würde. Ob und wie weit ein solcher Verweis trägt, ist eine arbeitsrechtliche Frage.
Was ist bei der Verwaltung zu beachten?
Dass der Vertrag auffindbar bleibt. Er wird bei Eintritt oder Fahrzeugwechsel geschlossen und erst Jahre später wieder gebraucht, meist in einer unangenehmen Situation: bei Austritt, längerer Abwesenheit oder Streit über einen Schaden.
Sinnvoll ist deshalb die Ablage in der Digitale Fahrerakte mit Verknüpfung zum Fahrzeug, und eine Erinnerung bei Fahrzeugwechsel, weil ein neuer Wagen in der Regel einen aktualisierten Vertrag erfordert. Die inhaltliche Gestaltung gehört in die arbeitsrechtliche Prüfung.
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