Kurz gefasst
Die digitale Fahrzeugakte bündelt alle Daten und Dokumente eines Fahrzeugs an einem Ort: Stammdaten, Verträge, Kosten, Schäden und Prüfnachweise. Sie ist die Grundlage für Nachweisführung und Kostenauswertung.
Was gehört in eine Fahrzeugakte?
Stammdaten wie Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Erstzulassung und Bruttolistenpreis. Dazu Verträge und Rechnungen, Zulassungsunterlagen, Versicherungsdaten, Wartungs- und Reparaturhistorie, Schadenmeldungen, Prüfprotokolle aus UVV-Prüfung und Hauptuntersuchung, Kilometerstände sowie die Zuordnung zu Fahrenden und Kostenstellen.
Was ändert sich gegenüber der Papierakte?
Vor allem die Auswertbarkeit. Ein Papierordner beantwortet Fragen zu einem einzelnen Fahrzeug. Eine digitale Akte beantwortet Fragen über die gesamte Flotte: Welche Fahrzeuge haben eine überfällige Prüfung, welche liegen über den erwarteten Wartungskosten, welche sind für die Rückgabe vorzubereiten.
Zweitens ist sie ortsunabhängig verfügbar, was bei verteilten Standorten und externen Dienstleistern den Abstimmungsaufwand deutlich senkt.
Worauf kommt es beim Aufbau an?
Auf die Frage, wie die Dokumente ohne manuelle Ablage in die Akte gelangen. Werden Rechnungen und Prüfprotokolle weiterhin per Mail empfangen und einzeln zugeordnet, entsteht dieselbe Arbeit wie zuvor, nur an anderer Stelle. Wirksam wird die Akte, wenn Dokumente automatisch eingelesen, dem Fahrzeug zugeordnet und Fristen daraus abgeleitet werden.
Vor der Einführung lohnt eine Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen fehlen heute, und welche davon lassen sich überhaupt noch beschaffen.
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