Kurz gefasst
Ein Fahrtenbuch dokumentiert alle Fahrten eines Fahrzeugs nach Datum, Kilometerstand, Ziel und Zweck. Es dient entweder der steuerlichen Trennung von privater und dienstlicher Nutzung oder erfüllt eine behördliche Auflage.
Wozu wird ein Fahrtenbuch geführt?
Für zwei Zwecke, die oft verwechselt werden. Steuerlich ist es die Alternative zur 1-%-Regelung: Wer den privaten Anteil nachweist, versteuert nur diesen statt einer Pauschale. Daneben kann eine Behörde nach § 31a StVZO die Führung eines Fahrtenbuchs anordnen, wenn nach einem Verstoß die fahrende Person nicht ermittelt werden konnte.
Wann ist ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß?
Wenn es zeitnah, fortlaufend und in geschlossener Form geführt wird. Je dienstlicher Fahrt sind Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck und die aufgesuchte Person oder Firma festzuhalten. Für Privatfahrten genügen die gefahrenen Kilometer.
Elektronische Fahrtenbücher werden anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest lückenlos dokumentiert sind. Eine Tabelle auf dem Rechner erfüllt diese Anforderung nicht.
Papierfahrtenbuch oder elektronisches Fahrtenbuch?
Beide Formen sind zulässig, die Anforderungen an die Aufzeichnung unterscheiden sich jedoch.
| Merkmal | Papier | Elektronisch |
|---|---|---|
| Erfassung | Handschriftlich je Fahrt | Fahrt wird technisch aufgezeichnet |
| Ergänzung | Vollständig beim Eintrag | Zweck und Ziel werden nachträglich ergänzt |
| Änderungssicherheit | Durch gebundene, geschlossene Form | Muss technisch sichergestellt sein |
| Aufwand je Fahrt | Hoch | Gering |
| Typischer Fehler | Vergessene Kilometerstände, späte Nachträge | Fahrten bleiben ohne Zweck und Ziel |
| Eignung | Wenige Fahrten, feste Strecken | Viele Fahrten, wechselnde Ziele |
Warum werden Fahrtenbücher verworfen?
Weil kleine Lücken das gesamte Buch angreifbar machen. Fehlen Angaben oder wurden Einträge erst deutlich später ergänzt, kann die Anerkennung versagt werden, mit der Folge, dass stattdessen die pauschale Bewertung greift. Häufigste Ursachen sind vergessene Kilometerstände beim Tanken oder Laden und nachgetragene Wochenfahrten.
Automatisch erfasste Fahrten entschärfen das Problem, weil Zeitpunkt und Strecke aus dem Fahrzeug kommen und nur noch Zweck und Ziel ergänzt werden müssen.
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