Kurz gefasst
Fahrzeugbeschaffung bezeichnet den gesamten Prozess der Anschaffung von Firmenfahrzeugen: Bedarfsermittlung, Wahl der Finanzierungsform, Angebotsvergleich, Bestellung und Übergabe. Grundlage der Auswahl sind die Gesamtkosten über die Haltedauer.
Was gehört zur Fahrzeugbeschaffung?
Der Prozess beginnt vor dem ersten Angebot. Aus der Fahrzeugauslastung des bestehenden Fuhrparks ergibt sich, ob ein Fahrzeug ersetzt, zusätzlich angeschafft oder ersatzlos abgebaut wird. Die Car Policy legt anschließend fest, welche Fahrzeugklasse, welches Budget und welche Ausstattung für die jeweilige Position zulässig sind. Erst danach werden Angebote eingeholt, bei Leasing üblicherweise über mehrere Anbieter, bei öffentlichen Auftraggebern über ein förmliches Vergabeverfahren.
Kaufen, leasen oder mieten?
Vier Formen sind verbreitet: Kauf, Leasing als Kilometer- oder Restwertvariante, Langzeitmiete und Auto-Abo. Die Wahl folgt weniger dem Preis als der Planbarkeit. Leasing bindet kein Kapital und macht Kosten kalkulierbar, der Kauf lohnt bei langer Haltedauer und hoher Laufleistung, Miete und Abo decken kurzfristigen oder schwankenden Bedarf.
Wo entstehen in der Praxis die Fehler?
Am häufigsten beim Vergleich über die Monatsrate. Sie enthält weder Energie noch Versicherung, Wartung, Reifen oder Steuer und verdeckt das Restwertrisiko. Aussagekräftig wird der Vergleich erst auf Basis der Gesamtkosten über den Lebenszyklus (Total Cost of Ownership, TCO). Bei Elektrofahrzeugen kommt hinzu, dass die Ladeinfrastruktur zum Lieferzeitpunkt stehen muss. Genehmigung und Netzanschluss dauern regelmäßig länger als die Fahrzeuglieferung selbst. Wenn Angebote zudem als PDF bei Händlern und in einzelnen Postfächern liegen, lässt sich im nächsten Beschaffungszyklus nicht mehr nachvollziehen, welche Konditionen zuletzt verhandelt wurden.
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