Kurz gefasst
Fuhrparksoftware ist eine Anwendung, in der Fahrzeuge, Fahrende, Verträge, Kosten und Prüffristen gemeinsam geführt werden. Sie ersetzt die Verteilung dieser Daten auf Tabellen, Postfächer und Papierakten.
Was leistet eine Fuhrparksoftware?
Den Kern bildet eine Fahrzeugakte, in der Stammdaten, Verträge, Kosten und Dokumente je Fahrzeug zusammenlaufen. Darauf setzen Funktionen auf: Fristenüberwachung für Hauptuntersuchung und Abgasuntersuchung und UVV-Prüfung, Führerscheinkontrolle, Schadenmanagement, Auswertungen und je nach Anbieter die Buchung von Poolfahrzeugen.
Wie unterscheiden sich die Systeme?
Drei Bauweisen sind verbreitet. Verwaltungssysteme führen Daten und Fristen, ohne Fahrzeuge technisch anzubinden. Telematiksysteme kommen von der Fahrzeugseite und liefern Live-Daten, decken aber Verträge und Kosten kaum ab. Modulare Plattformen kombinieren beides und lassen sich auf den tatsächlichen Bedarf zuschneiden.
Ein zweites Unterscheidungsmerkmal sind die Schnittstellen: zu Leasinggebern, Tank- und Ladekartenanbietern, Werkstattnetzen, Personalsystemen und der Buchhaltung.
Wann reicht eine Tabelle, wann braucht es Software?
Die Tabelle ist nicht das Problem, sondern die Zahl der Fahrzeuge und Beteiligten, ab der sie ihre Grenzen erreicht.
| Kriterium | Tabellenkalkulation | Fuhrparksoftware |
|---|---|---|
| Fristen | Erinnerung muss jemand setzen und verfolgen | Fällt automatisch je Fahrzeug und Person an |
| Mehrere Bearbeitende | Versionen laufen auseinander | Gleichzeitiger Zugriff mit Rollen und Rechten |
| Nachweise | Dokument liegt außerhalb der Tabelle | Am Fahrzeug oder an der Person hinterlegt |
| Datenherkunft | Manuelle Eingabe, Übertragungsfehler | Schnittstellen zu Leasing, Karten, Fahrzeug |
| Auswertung | Zum Stichtag von Hand erstellt | Jederzeit über den gesamten Bestand |
| Änderungen | Nicht nachvollziehbar | Protokolliert und zuordenbar |
Worauf kommt es bei der Auswahl an?
Entscheidend ist weniger der Funktionsumfang als die Frage, welche Daten das System ohne manuelle Pflege erhält. Eine Software, die dieselben Kilometerstände und Rechnungspositionen erneut abgetippt bekommt, verlagert den Aufwand nur. Prüfen Sie deshalb früh, welche Ihrer bestehenden Partner per Schnittstelle angebunden sind und wie Bestandsdaten übernommen werden.
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