Leitfaden für die einzelnen Phasen der Softwareauswahl und Implementierung

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In wenigen Schritten direkt zum perfekten Anforderungskatalog für Ihre neue Software

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Die 12 Schritte zur passenden Fuhrparklösung

Ein Leitfaden, der Sie durch die einzelnen Phasen der Softwareauswahl und Implementierung führt.

Bedarfsanalyse & Zielsetzung

Die erfolgreiche Auswahl einer Flottenmanagementlösung beginnt mit einer klaren Bedarfsanalyse. Ziel ist es, Herausforderungen und Optimierungspotenziale präzise zu definieren sowie geschäftskritische Funktionen von optionalen Anforderungen abzugrenzen. Nutzerbedürfnisse, ISO-Zertifizierungen und technische Spezifikationen sollten frühzeitig berücksichtigt werden.

✔ Welche Probleme sollen gelöst werden?
✔ Welche Ziele sind definiert?
✔ Wie hoch ist das Budget?
Anforderungskatalog

Ein strukturierter Anforderungskatalog ist die Basis, um passende Lösungen und Anbieter zu
identifizieren und eine gezielte Vorauswahl zu treffen. Wichtig dabei, alle Fragen systematisch zu erfassen und den Anforderungskatalog optimal vorzubereiten. Dies sorgt für eine fundierte Entscheidungsgrundlage und reduziert Risiken im Auswahlprozess.

✔ Klärung funktionaler Anforderungen
✔ Definition organisatorischer Rahmenbedingungen
✔ Wirtschaftliche Fragen definieren
Angebotsphase

Die Angebotsphase ist ein zentraler Schritt im Beschaffungsprozess und sorgt durch klare Vorgaben, eine strukturierte Bewertung und die Einbindung einer Bewertungsmatrix für Transparenz und Vergleichbarkeit. Rückfragen von Anbietern und mögliche Anpassungen am Anforderungskatalog fließen gezielt in die Entscheidungsfindung ein.

✔ Basis für fundierte Auswahl
✔ Selektion des passenden Anbieters
✔ Über strukturieren Prozess zum Erfolg
Rückfragen & Anpassungen

Eine offene, strukturierte Kommunikation mit potenziellen Anbietern ist essenziell für einen erfolgreichen Beschaffungsprozess. Frühzeitig beantwortete Rückfragen vermeiden Missverständnisse, fördern Vertrauen und helfen dabei, Anforderungen gezielt zu optimieren. So entsteht eine fundierte Entscheidungsgrundlage und faire Vergleichbarkeit.

✔ Chance Anforderungen zu präzisieren
✔ Schafft Transparenz in einem effektiven Prozess
✔ Strukturierter Austausch mit Anbietern
Bewertung der Anbieter

Eine Bewertungsmatrix mit klaren Kennzahlen und Gewichtungen ermöglicht einen objektiven Vergleich verschiedener Anbieter und schafft Transparenz im Auswahlprozess. Durch die Berücksichtigung von TCO, Funktionalität und Zertifizierungen lassen sich wirtschaftlich tragfähige und zukunftssichere Lösungen identifizieren. So wird eine fundierte, langfristig erfolgreiche Entscheidung sichergestellt.

✔ Bewertungsmatrix mit verschiedenen Kriterien
✔ Verschiedene Gewichtungen nach Priorität
✔ Ermöglicht einen objektiven Vergleich
Produktpräsentation

Die Produktpräsentation ist mehr als eine Funktionsübersicht – sie sollte praxisnah zeigen, wie die Software konkrete Herausforderungen löst und Prozesse effizienter macht. Ein klarer Use Case und eine realistische Testumgebung ermöglichen eine fundierte Einschätzung der Lösung – idealerweise begleitet durch einen persönlichen Ansprechpartner, der offene Fragen direkt klärt.

✔ Realistische Testfälle mit Dummy-Daten
✔ Praxisorientierte individuelle Fallbeispiele
✔ Fokus auf Prozessoptimierung

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Die Einführung einer neuen Software ist die Chance, Prozesse neu zu denken – statt alte Abläufe eins zu eins zu digitalisieren.

Tobias Prechtl
Flughafen München Projektleiter strategisches Fuhrparkmanagement

Wie können wir Sie unterstützen?

Unser Team beantwortet Ihnen alle Fragen, wie Sie Ihr Unternehmen zielorientiert durch den Prozess der Softwareauswahl und -einführung leiten.

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Wirtschaftlich & Effizient

Wie eine neue Flottenmanagementsoftware zur Nachhaltigkeit beiträgt.

Optimierte Buchung: Eine intelligente Disposition reduziert unnötige Fahrten, senkt Leerlaufzeiten und minimieren den CO₂-Ausstoß.
Integration von E-Mobilität & alternativen Antrieben: Die Unterstützung für Elektrofahrzeuge, Ladeinfrastruktur und Energiemanagement ermöglicht eine effiziente Integration nachhaltiger Mobilität. Verbrauchsanalyse und Automatisierung erleichtern die Umstellung auf alternative Antriebe und optimieren den Energieeinsatz.
Kraftstoffverbrauch & CO₂-Reduktion: Durch Echtzeit-Datenanalyse lassen sich Spritverbrauch überwachen und Einsparpotenziale gezielt identifizieren, während Gamification und Fahrercoaching aktiv ein umweltbewusstes und effizientes Fahrverhalten fördern.
Digitale Prozesse & weniger Papierverbrauch: Nachhaltige Prozesse und digitale Workflows wie die elektronische Führerscheinkontrolle, digitale Abrechnungen und automatisierte Genehmigungen sparen Ressourcen, reduzieren Papierverbrauch und steigern die Effizienz durch Zeitersparnis.
Nachhaltige Mobilitätsstrategien: Die Integration von E-Mobilität und Carsharing-Modellen sowie eine effiziente Fahrzeugnutzung senken nicht nur den CO₂-Fußabdruck, sondern bieten Unternehmen auch einen Wettbewerbsvorteil. Nachhaltige Mobilitätslösungen steigern die Attraktivität als Arbeitgeber und differenzieren im Kampf um Fachkräfte.