Der Kreis Paderborn ist einer der bevölkerungsreichsten Kreise Ostwestfalens mit rund 316.000 Einwohnern. Für die Verwaltung des kreiseigenen Fuhrparks ist das Amt 10, Zentrale Dienste, zuständig. Der Fuhrpark umfasst insgesamt 66 Fahrzeuge: 59 PKW, darunter 18 Elektrofahrzeuge, sowie Fahrräder und E-Roller. Die Fahrzeuge verteilen sich auf den Hauptstandort in Paderborn sowie auf verschiedene Verwaltungseinheiten und Außenstellen. Rund 500 aktive Nutzer greifen derzeit auf den Fuhrpark zu, perspektivisch soll diese Zahl auf 700 steigen.
Der Kreis Paderborn nutzte bereits ein telematikbasiertes Fuhrparkmanagementsystem. Mit wachsenden Anforderungen an Transparenz, Automatisierung und Elektromobilität sollte die digitale Fuhrparkverwaltung auf eine zukunftsfähige Grundlage gestellt werden. Im Rahmen der Ausschreibung formulierte der Kreis Paderborn klare Anforderungen an ein neues System. Gesucht wurde eine Lösung, die den gesamten Fuhrpark, alle Fahrer und sämtliche Prozesse zentral abbildet.
Dabei standen Transparenz über Kosten und Prozesse, Self-Service-Buchungen durch Mitarbeiter, eine automatisierte Fahrzeugabholung und -rückgabe sowie eine datenschutzkonforme Erfassung der Fahrzeugnutzung per Telematik im Vordergrund. Ergänzt wurden diese Anforderungen durch eine digitale Führerscheinkontrolle und umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zur aktiven Fuhrparksteuerung.
Uns als Kommunalbehörde ging es bei der Ausschreibung eines Fuhrparkmanagementsystems um die Balance zwischen einer effizienten Steuerung des gesamten Fuhrparks und reibungslosen Abläufen im Alltag. Das neue System gibt uns heute die nötige datenbasierte Transparenz, sodass wir eine verlässliche Gesamtsicht auf unsere Flotte erhalten und die vorhandenen Ressourcen optimal und verantwortungsvoll einsetzen können. Gleichzeitig bleibt die Nutzung für die rund 500 Kolleginnen und Kollegen im Alltag intuitiv und unkompliziert.
Als Landkreis mit mehreren Standorten und Verwaltungseinheiten benötigte der Kreis Paderborn eine Lösung, die diese Struktur sauber abbildet. In der AZOWO Mobility Cloud werden die einzelnen Ämter als Organisationsstrukturen abgebildet. Innerhalb dieser Strukturen können Mitarbeiter Fahrzeuge buchen, wobei individuelle Einstellungen möglich sind. Das Rechtekonzept spiegelt damit die tatsächliche Organisationsstruktur des Kreises wider.
Der Großteil der Fahrzeuge steht als Poolfahrzeuge zur Verfügung. Ein fahrzeugklassenbasierter Buchungsalgorithmus weist jeweils das passende Fahrzeug zu und sorgt für eine optimale Auslastung der Flotte. Die Buchung ist sowohl über den Webbrowser als auch über die AZOWO Fahrer-App möglich. Nach einer bestätigten Buchung erhalten Mitarbeiter eine Bestätigungsmail mit einem PIN-Code, der kurz vor Fahrtbeginn zugeteilt wird und den Zugriff auf den Schlüsselschrank freischaltet.
Zur lückenlosen Erfassung der Fahrzeugdaten werden OBD-Dongles eingesetzt, die Kilometerstand und Zündungsstatus in Echtzeit übermitteln. Die Schlüsselausgabe erfolgt über Schlüsselschränke der Firma Masunt: Der hinterlegte PIN wird dem Fahrer per E-Mail zugesendet und schaltet das Fach zum Buchungszeitpunkt frei. Dieses Zusammenspiel aus Telematik und Hardware ermöglicht eine vollständig automatisierte Fahrzeugabholung und -rückgabe ohne persönlichen Übergabeprozess.
Die Führerscheinkontrolle erfolgt über den stationäre Scanner am Hauptstandort. Mitarbeiter können ihren Führerschein eigenständig einlesen, die Prüfung läuft automatisch ab und wird direkt im System hinterlegt. Für fest zugeordnete Fahrzeuge wird ein digitales Fahrtenbuch geführt, das eine transparente und datenschutzkonforme Dokumentation der Fahrzeugnutzung sicherstellt.
Der Kreis Paderborn hat gezeigt, wie eine durchdachte Ausschreibung zur Grundlage einer erfolgreichen Systemeinführung wird. Für öffentliche Einrichtungen, die ähnliche Anforderungen strukturieren und in einem Vergabeverfahren abbilden müssen, hat AZOWO einen kostenlosen Leitfaden zusammengestellt. Er begleitet von der Bedarfsanalyse über den Anforderungskatalog bis zur Anbieterauswahl und dem Go-Live.
