Poolfahrzeuge sind eine kosteneffiziente Alternative zum klassischen Firmenwagen. Doch wer mehrere Fahrzeuge koordiniert, die von verschiedenen Mitarbeitenden genutzt werden, stößt mit manuellen Prozessen schnell an Grenzen. Doppelbuchungen, fehlende Transparenz über Auslastung und Kosten, unklare Zuständigkeiten: Die Verwaltung eines Fahrzeugpools ohne digitale Unterstützung kostet Zeit und Geld.
Die AZOWO Mobility Cloud bringt Ordnung in den Fahrzeugpool: mit intelligentem Buchungsalgorithmus, Echtzeitdaten und automatisierten Reports.
Ohne zentrale Buchungsverwaltung kommt es schnell zu Konflikten: Zwei Mitarbeitende reservieren dasselbe Fahrzeug, der Ablauf stockt und der Aufwand für die manuelle Klärung steigt.
Zu viele Fahrzeuge verursachen unnötige Fixkosten, zu wenige bremsen den Betrieb. Ohne Daten zur tatsächlichen Nutzung lassen sich Flottengröße und Einsatz kaum optimieren.
Physische Schlüssel gehen verloren, werden weitergegeben oder nicht rechtzeitig zurückgegeben. Das kostet Zeit und birgt Sicherheitsrisiken.
Welche Abteilung nutzt welches Fahrzeug wie oft? Ohne automatische Erfassung bleibt die Kostenzuordnung ungenau und die Budgetkontrolle lückenhaft.
Bei Poolfahrzeugen wechseln Fahrer regelmäßig. Sicherzustellen, dass alle Nutzenden berechtigt und die Fahrzeuge versichert sind, ist manuell kaum zuverlässig zu gewährleisten.
Mehrere Fahrer, ein Fahrzeug: Wartungsintervalle werden übersehen, Schäden nicht gemeldet. Ungeplante Ausfälle treffen den gesamten Pool.
Mitarbeitende buchen Fahrzeuge per Web oder App, der fahrzeugklassenbasierte Algorithmus von AZOWO weist automatisch das passende Fahrzeug zu: nach Strecke, Verfügbarkeit und individueller Ausstattung. Doppelbuchungen gehören damit der Vergangenheit an. Mehrere Fahrzeuge lassen sich gleichzeitig buchen, bestimmte Modelle gezielt auswählen und Zeiträume im Voraus reservieren.
So funktioniert der Buchungsalgorithmus
Physische Schlüssel verwalten kostet Zeit und birgt Risiken. AZOWO integriert verschiedene schlüssellose Zugangslösungen: Fahrzeuge lassen sich per Fahrer-App, über RFID oder PIN-Code öffnen.
Nicht jedes Fahrzeug lässt sich vollständig schlüssellos betreiben. Für diese Fälle bietet AZOWO die Integration von Schlüsselschränken, die flexibel per Smartphone, PIN-Code oder RFID geöffnet werden können. Über die Telematikpartner Traka, Masunt und Witte:digital lässt sich die passende Lösung je nach Fuhrparkstruktur und Fahrzeugtyp einbinden. Entnahme und Rückgabe werden dabei automatisch protokolliert, Zugriffsrechte zentral verwaltet.
Die Dispositionsansicht gibt Fuhrparkverantwortlichen jederzeit einen vollständigen Überblick: welche Fahrzeuge gebucht, verfügbar oder überfällig sind, welche Mieten aktiv, geplant oder abgeschlossen sind. Umfangreiche Filterfunktionen nach Station, Fahrzeugklasse und Zeitraum ermöglichen eine gezielte Analyse und vorausschauende Planung.
Mit dem Live-View von AZOWO ist der aktuelle Standort und Nutzungsradius aller Poolfahrzeuge in Echtzeit sichtbar. Einstellbares Geofencing beugt Missbrauch vor, die Darstellung ist betriebsratskonform und datenschutzgerecht über Yellowmap realisiert. So lassen sich Auslastung optimieren und Wartungsintervalle proaktiv planen.
Mehr Infos zu den Live-Daten
Bei Poolfahrzeugen ist eine saubere Trennung von dienstlichen und privaten Fahrten steuerrechtlich Pflicht. Das digitale Fahrtenbuch erfasst alle Fahrten automatisch über OEM-Daten oder Dongle, dokumentiert sie Finanzamt-konform und reduziert den manuellen Aufwand für Fahrer und Fuhrparkleitung gleichermaßen.
Fahrtenbuch mit AZOWO führen
Welche Abteilung nutzt welche Fahrzeuge wie intensiv? Automatisierte Reports liefern präzise Auslastungs- und Kostendaten in Echtzeit, individuell auswertbar und exportierbar. Das TCO-Modul stellt alle relevanten Kosten übersichtlich dar und zeigt, wo Einsparpotenziale liegen.
Mehr Infos zu den Reportmöglichkeiten
Der fahrzeugklassenbasierte Buchungsalgorithmus ist eines der zentralen Module der AZOWO Mobility Cloud. Im Video sehen Sie, wie die automatische Fahrzeugzuweisung in der Praxis funktioniert.
Der Flughafen München verwaltet eine gemischte Fahrzeugflotte über sechs Standorte mit mehr als 2.500 Nutzenden. Eine multimodale Mobilitätsplattform hilft dabei, Buchungsprozesse zu automatisieren, die Fahrzeugauslastung zu optimieren und die Mobilitätswende aktiv voranzutreiben.
