Leitfaden zur Auswahl und Einführung einer neuen Flottensoftware

Wie finde ich die richtige Software für mein Flottenmanagement – und wie gelingt die Einführung ohne Stolpersteine? Darüber sprechen wir heute mit Oliver Riedmüller, unserem erfahrenen Key Account Manager. Er kennt die typischen Herausforderungen im Beschaffungsprozess – und weiß, worauf es wirklich ankommt.

Oliver Riedmüller: Jede Flotte hat individuelle Anforderungen. Unternehmen sollten eine Bedarfsanalyse durchführen und mit den relevanten Fachbereichen klären, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden. Eine All-in-One Plattform wie die AZOWO Mobility Cloud kommt der passenden Lösung dabei schon sehr nahe, da sie smart, flexibel und nachhaltig ist.

Ein typisches Beispiel: Ein Konzern mit Poolfahrzeugen, E-Fahrzeugen und klassischen Dienstwagen wünscht sich eine Plattform, die moderne Unternehmensmobilität von Disposition bis zum Tankkartenmanagement integriert. Gleichzeitig soll die Lösung aber auch klassische Prozesse wie Führerscheinkontrolle, automatisiertes Reporting und Telematik abdecken. In der Praxis bedeutet das, dass eine einzige Software all diese Anforderungen in vollem Umfang leisten soll. Sinnvoll ist es hier, sich von den kritischen Funktionen ausgehend auch die Integration mit bestehenden Systemen zu prüfen.

Oliver Riedmüller: Die Bedarfsanalyse ist das Fundament jedes erfolgreichen Digitalisierungsprojekts im Flottenbereich. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert, eine Lösung zu implementieren, die an den tatsächlichen Herausforderungen vorbeigeht. Unklare Anforderungen führen zu Missverständnissen und unpassenden Angeboten. Anbieter interpretieren Lücken unterschiedlich, was später zu teuren Nachverhandlungen oder unbrauchbaren Systemen führen kann – mit entsprechenden Verzögerungen im gesamten Projektverlauf.

Ein typisches Beispiel: In einer Ausschreibung heißt es lediglich „Wir brauchen ein System zur Fahrzeugverwaltung“. Doch was bedeutet das konkret? Geht es um eine einfache Buchungsplattform? Oder um ein umfassendes System mit automatisierter Führerscheinkontrolle, Schadensmeldungen, Abrechnung und Poolfahrzeug-Optimierung? Ohne präzise Definition besteht die Gefahr, dass die angebotene Lösung nicht zu den tatsächlichen Bedürfnissen passt.

Deshalb ist es essenziell, dass Unternehmen im Vorfeld eine interne Bedarfsanalyse durchführen und alle relevanten Fachbereiche frühzeitig einbinden – von IT über HR und Einkauf bis hin zum Nachhaltigkeitsmanagement. Nur so entsteht ein ganzheitliches Verständnis der Anforderungen. Die Bedarfsanalyse schafft Klarheit über den Status quo, deckt Ineffizienzen auf und definiert messbare Ziele. Das ist die Grundlage für eine zielgerichtete Softwareauswahl und für ein Projekt, das am Ende echten Mehrwert schafft.

Ein detaillierter Anforderungskatalog hilft, spätere Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Perspektiven – von der Fuhrparkleitung über IT bis Compliance – berücksichtigt werden. Ein konkretes Beispiel: Ein Carsharing-Anbieter plante, neben der Fahrzeugdisposition auch Prozesse wie die digitale Führerscheinkontrolle, die Abrechnung und die Schlüsselverwaltung zu integrieren. Erst durch einen strukturierten Anforderungskatalog wurde deutlich, dass die Lösung zwingend offene Schnittstellen zu Abrechnungssystemen wie SAP benötigt, eine mobile App für Fahrer enthalten sollte und eine skalierbare IoT-Integration für digitale Schlüssel ermöglichen sollte.

Solche Anforderungen lassen sich in einem Anforderungskatalog sinnvoll strukturieren – zum Beispiel nach funktionalen, technischen, rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Kriterien – und priorisieren. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation mit Anbietern, sondern ermöglicht auch einen objektiven und nachvollziehbaren Vergleich verschiedener Lösungen. Wer sich die Zeit für eine fundierte Bedarfsanalyse nimmt, schafft die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt – effizient, bedarfsgerecht und zukunftssicher.

Sie sind entscheidend. Anbieter können ihre Lösung nur gezielt anpassen und anbieten, wenn sie genau wissen, wie das Unternehmen die Software tatsächlich nutzen will. Ich hatte kürzlich einen Kunden, der einfach nur sagte: „Wir brauchen ein digitales Fuhrparkmanagement.“ Nach Rückfragen stellte sich heraus, dass sie nur eine konkrete Lösung wollten, mit der Mitarbeiter Poolfahrzeuge über eine App buchen können, die automatisch Verfügbarkeiten optimiert und Fahrzeuge je nach Nutzung automatisch zuweist. Das sind unterschiedliche Anforderungen. Durch klar definierte Use Cases können Anbieter gezielt zeigen, wie ihre Lösung das Problem löst.

Oliver Riedmüller: Ein günstiges Angebot ist nicht immer die beste Wahl. Unternehmen sollten nicht nur den Kaufpreis, sondern auch langfristige Kosten wie Wartung, Support und Skalierbarkeit betrachten. Ein Unternehmen hat sich beispielsweise für die günstigste Softwarelösung entschieden, weil sie im Angebot 20 Prozent günstiger war als die Konkurrenz. Erst nach sechs Monaten stellte sich heraus, dass die Lösung keine Schnittstelle zum bestehenden ERP-System hatte. Die nachträgliche Integration war so teuer, dass das Unternehmen mehr bezahlt hat als für die teurere, aber vollständig kompatible Lösung. Über eine Bewertungsmatrix, die neben dem Preis auch Skalierbarkeit, Supportqualität und Sicherheitsstandards berücksichtigt, finden die Unternehmen Klarheit.

Oliver Riedmüller: Eine moderne Flottenmanagementlösung ist selten eine Insellösung. Sie sollte nahtlos mit bestehenden IT-Systemen wie ERP-, HR- oder Telematiklösungen sowie Ladeinfrastruktur-Management vernetzt sein, um ihr volles Potenzial zu entfalten.

Ein anschauliches Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen nutzte SAP für seine Finanzbuchhaltung. Nach der Einführung einer neuen Flottenmanagement-Software stellte sich jedoch heraus, dass es keine direkte Schnittstelle zur SAP-Buchhaltung gab. Buchungen mussten manuell übertragen werden – ein unnötiger Mehraufwand, der vermeidbar gewesen wäre.

Der Fall zeigt eindrücklich, wie wichtig es ist, Schnittstellenanforderungen frühzeitig zu definieren – idealerweise schon im Rahmen der Ausschreibung. Hätte man die IT-Abteilung zu Beginn eingebunden und gemeinsam die technischen Anforderungen abgestimmt, hätte eine passgenaue Lösung ausgewählt werden können.

Deshalb unser Tipp: Binden Sie Ihre IT-Experten von Anfang an aktiv ein und formulieren Sie konkrete Anforderungen an Integrationen, Datensicherheit und Systemlandschaft. So sichern Sie nicht nur Effizienz im laufenden Betrieb, sondern schaffen auch eine stabile technische Basis für eine zukunftsfähige Flottenlösung.

Oliver Riedmüller: Sehr gerne, ja! Wenn Anbieter die Anforderungen nicht vorab bestätigen, kann es passieren, dass sie unpassende Lösungen anbieten oder später „versteckte“ Kosten auftauchen. Unternehmen dürfen vorab mit Anbietern sprechen, um den Markt zu sondieren, Technologien kennenzulernen und eine realistische Vorstellung von Preisen, Funktionen und Implementierungsaufwänden zu erhalten.

Alle Anbieter sollten grundsätzlich die gleiche Chance auf Information haben, um spätere Bevorzugung zu vermeiden. Ein formalisierter Weg ist ein RFI (Request for Information). Hierbei handelt es sich um eine unverbindliche Abfrage, bei der Anbieter Informationen zu technischen Möglichkeiten und Markttrends liefern. Ein Unternehmen plant eine Cloud-gestützte Flottenmanagementlösung und fragt vorab über einen RFI ab: Welche Cloud-Technologien werden von Anbietern genutzt?  Welche Sicherheitsstandards sind Standard? Wie sieht eine typische Implementierungszeit aus? So erhält das Unternehmen wertvolle Marktdaten, ohne sich bereits auf einen Anbieter festzulegen.

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, bereits vor der Ausschreibung Workshops mit mehreren potenziellen Anbietern durchzuführen. Dabei können Unternehmen ihre Herausforderungen schildern und verschiedene Lösungsansätze vergleichen. Hier sollte ein dokumentierter, transparenter Prozess mit klaren Kriterien eingehalten werden, damit später keine Anbieter bevorzugt erscheinen. Bei größeren öffentlichen Ausschreibungen kann ein Teilnahmewettbewerb (Pre-Qualification Process) vorgeschaltet werden. Unternehmen oder Behörden definieren Mindestanforderungen, und interessierte Anbieter können sich qualifizieren.

Heißt also, Anbieter dürfen vor einer offiziellen Ausschreibung eingebunden werden, solange dies fair, transparent und gut dokumentiert geschieht. Strategische Vorab-Gespräche, RFIs oder Workshops helfen, eine praxisnahe Ausschreibung zu erstellen und spätere Probleme durch unrealistische Anforderungen zu vermeiden. Ein langwieriger Anpassungsprozess mit Mehrkosten kann so vermieden werden.

Oliver Riedmüller: Oft lässt sich nicht jeder Aspekt eines Projekts im Vorfeld des Beschaffungsprozesses oder der Ausschreibung bis ins letzte Detail klären. Genau hier kommen Rückfragen/Bieterfragen ins Spiel – sie sind weit mehr als eine Formalität. Richtig genutzt, helfen sie Unternehmen, Unklarheiten zu erkennen, Anforderungen zu schärfen und spätere Fehlentwicklungen zu vermeiden.

Ein gutes Beispiel: In einer Ausschreibung wird eine „sichere API-Anbindung an bestehende Systeme“ gefordert. Ein Anbieter fragt: „Gibt es konkrete Sicherheitsstandards oder Zertifizierungen, die erfüllt werden müssen?“ Diese Rückfrage zeigt, dass die ursprüngliche Anforderung möglicherweise zu ungenau formuliert wurde. Das Unternehmen erhält so die Chance, seine Anforderungen zu präzisieren und sicherzustellen, dass nur Angebote mit passender technischer Tiefe eingehen.

Bieterfragen sind zudem ein wertvoller Qualitätscheck. Wenn mehrere Anbieter dieselbe Rückfrage stellen, deutet das auf eine Lücke im Anforderungskatalog oder unrealistische Erwartungen hin – ein klarer Hinweis, frühzeitig nachzusteuern.

Ein weiteres Beispiel: Ein Anbieter fragt, ob das System auch als reine On-Premise-Lösung betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen in Wirklichkeit eine Cloud-basierte Lösung mit hohen Sicherheitsanforderungen bevorzugt, kann die Antwort lauten: „Unsere bevorzugte Architektur ist eine Cloud-Lösung gemäß ISO 27001. Eine On-Premise-Variante ist nicht vorgesehen.“ Auch hier schafft der Austausch Klarheit – auf beiden Seiten.

Die besten Ergebnisse entstehen im Dialog. Q&A-Runden oder strukturierte Workshops mit potenziellen Anbietern fördern ein gemeinsames Verständnis für Ziele, Prioritäten und technische Rahmenbedingungen. Oft werden in Beschaffungsprozessen von Fuhrparkbetreibern zunächst sehr eng gefasste Kriterienkataloge vorgelegt. Erst im Workshop wird dann klar: Viele gewünschte Funktionen waren bereits standardmäßig in der Lösung enthalten, andere ließen sich dank offener Schnittstellen einfach ergänzen. Ohne diesen Austausch hätte ein geeigneter Anbieter womöglich gar nicht gepunktet – oder wäre frühzeitig aus dem Verfahren ausgeschieden.

Transparente Kommunikation im Ausschreibungsprozess schafft Vertrauen, reduziert Missverständnisse und spart in der Umsetzung viel Zeit und Geld. Unternehmen, die aktiv auf Fragen eingehen und den Austausch fördern, profitieren letztlich von passgenaueren Angeboten und tragfähigeren Entscheidungen. Ein Beispiel: In einem Beschaffungsprozess wurde zunächst ein recht eng formulierter Kriterienkatalog vorgelegt. Erst im gemeinsamen Workshop zeigte sich, dass viele gewünschte Funktionen bereits out-of-the-box verfügbar waren – andere wiederum durch offene Schnittstellen einfach ergänzt werden konnten. Ohne diesen Dialog wäre ein Anbieter mit passgenauer Lösung vielleicht gar nicht in die engere Wahl gekommen.

Transparente Kommunikation schafft Vertrauen – und spart in der Umsetzung später viel Zeit und Geld.

Oliver Riedmüller: Standardpräsentationen liefern selten den Mehrwert, den Unternehmen wirklich brauchen. Wenn Anbieter ihre Lösungen nicht auf die konkreten Herausforderungen eines Betriebs zuschneiden, bleibt ihr Nutzen abstrakt – und damit irrelevant. Eine zielgerichtete Präsentation, basierend auf einem klar definierten Erwartungskatalog, ist entscheidend. Wer beispielsweise die Auslastung von Mitarbeiterfahrzeugen verbessern will, braucht keine generische Fahrzeugverwaltungssoftware, sondern eine Lösung, die genau diesen Bedarf adressiert – mit Funktionen wie intelligenten Buchungsalgorithmen, automatischer Fahrzeugzuweisung und Echtzeitverfügbarkeit.

Die Produktpräsentation ist der Moment, in dem sich zeigt, ob eine Lösung im Alltag wirklich funktioniert. Unternehmen profitieren, wenn sie praxisnahe Use Cases einbringen – etwa: „Wie bucht ein Mitarbeitender spontan ein Fahrzeug?“ oder „Wie läuft die Schlüsselübergabe bei Nachtbetrieb?“ Solche Szenarien machen greifbar, wie intuitiv, flexibel und effizient die Software tatsächlich ist – und ob sie Prozesse spürbar verbessert.

Ein konkretes Beispiel: Ein Kunde aus dem Energiesektor entschied sich nach einer Live-Demo für unsere Lösung, weil die digitale Führerscheinkontrolle direkt in den Buchungsprozess integriert war – einfach, mobil und ohne Mehraufwand. Für den Kunden bedeutet das weniger Administrationsaufwand, höhere Rechtssicherheit und eine deutlich bessere Nutzererfahrung für die Mitarbeiter. Genau dieser spürbare Mehrwert war ausschlaggebend im Vergleich zu anderen Anbietern.

Oliver Riedmüller: Ein erfolgreiches Ausschreibungsprojekt beginnt immer mit einer soliden internen Bedarfsanalyse. Unternehmen sollten frühzeitig alle relevanten Abteilungen und die Fachbereiche in die Planung einbinden. Dies hilft, interne Prozesse, Schnittstellenanforderungen und zukünftige Skalierungsbedarfe frühzeitig zu klären. Nur wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen, lassen sich realistische Anforderungen definieren, die in der späteren Umsetzung nicht zu unerwarteten Problemen führen.

Der nächste essenzielle Schritt ist die präzise Formulierung der Anforderungen. Dazu gehört eine detaillierte Beschreibung der Use Cases, damit Anbieter genau verstehen, wie die Lösung im Unternehmensalltag eingesetzt wird. Insbesondere technische Anforderungen wie Schnittstellen, Datensicherheit und Automatisierungsmöglichkeiten sind klar zu spezifizieren. Ist die Ausschreibung zu allgemein gehalten, führt das zu nicht vergleichbaren Angeboten oder fehlenden Funktionen in der späteren Lösung.

Ein weiteres entscheidendes Erfolgskriterium ist eine transparente Bewertung der Angebote. Viele Unternehmen fokussieren sich zu stark auf den Preis und übersehen dabei langfristige Faktoren wie Skalierbarkeit, Supportqualität und Integrationsfähigkeit. Ein günstiges Angebot kann sich später als kostenintensiv erweisen, wenn wichtige Funktionen fehlen oder laufende Kosten höher als erwartet ausfallen. Eine Bewertungsmatrix, die sowohl wirtschaftliche als auch funktionale Kriterien berücksichtigt, hilft dabei, eine nachhaltige und wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung zu treffen.

Damit die Anbieter wirklich zeigen können, wie ihre Lösung den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht, sind kundenbezogene Präsentationen entscheidend. Standardisierte Produktdemos sind wenig hilfreich – stattdessen sollten Anbieter ihre Lösung anhand der konkreten Herausforderungen des Unternehmens demonstrieren. Dies kann durch die Vorgabe eines klar definierten Use Cases in der Ausschreibung erreicht werden. Dadurch wird nicht nur die Praxistauglichkeit geprüft, sondern auch ersichtlich, welcher Anbieter wirklich versteht, worauf es ankommt.

Schließlich sollte sich das Unternehmen frühzeitig mit realistischen SLAs (Service Level Agreements) und dem Betriebskonzept auseinandersetzen. IT und Security früh einbinden, um Sicherheitsstandards, Supportzeiten und Hosting-Modelle zu definieren. Häufig fordern Unternehmen 24/7-Support oder eine On-Premise-Lösung, obwohl diese langfristig hohe Kosten verursachen. Eine realistische Betrachtung der tatsächlichen Betriebsanforderungen sorgt für eine wirtschaftlich sinnvolle und technisch machbare Lösung.

Halten sich Unternehmen an diese Schritte – interne Bedarfsanalyse, präzise Anforderungen, transparente Bewertung, kundenbezogene Präsentationen und realistische SLAs – wird die Ausschreibung nicht nur erfolgreich verlaufen, sondern auch zu einem langfristig funktionierenden, wirtschaftlich nachhaltigen Projekt führen.

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