Poolfahrzeuge neu gedacht: Was moderne Fuhrparkstrategie wirklich braucht
Poolfahrzeuge gelten in vielen Unternehmen als Randthema. Dabei steckt in ihnen mehr Potenzial, als die meisten Fuhrparkverantwortlichen ahnen. Wir haben mit Thomas Schrodi, Leiter des Fraunhofer-Anwendungszentrums am Fraunhofer IAO, sowie mit Theresa Strobel-Vogt, wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer IAO, und Tobias Küchler, Fuhrparkmanager am Fraunhofer IZS, gesprochen. Fraunhofer zählt zu den größten anwendungsorientierten Forschungsorganisationen Europas und betreibt am IZS selbst eine Flotte, die ausschließlich aus Poolfahrzeugen besteht. Das Gespräch verbindet Forschungsperspektive und gelebte Praxis.
Welche Rolle spielen Poolfahrzeuge in modernen, nachhaltigen Mobilitätskonzepten aus Sicht der Forschung?
Im Gegensatz zu klassischen Dienstwagen, die einzelnen Mitarbeitern fest zugeordnet sind, werden Poolfahrzeuge von mehreren Nutzern gemeinsam verwendet. Unternehmen können denselben Mobilitätsbedarf mit weniger Fahrzeugen abdecken und erhalten gleichzeitig einen Überblick über die tatsächliche Nutzung ihrer Flotte. Dadurch wird Mobilität aktiv steuer- und optimierbar. Besonders relevant ist dies für die Elektrifizierung von Fuhrparks: Durch die zentrale Organisation und die Verfügbarkeit von Nutzungsdaten lassen sich Fahrprofile analysieren und gezielt diejenigen Fahrten identifizieren, die bereits heute problemlos mit Elektrofahrzeugen durchgeführt werden können. Gerade Dienstfahrten im Stadt- und Regionalverkehr oder Fahrten mit planbaren Standzeiten eignen sich häufig sehr gut für elektrische Antriebe. Poolfahrzeuge werden deshalb in vielen Unternehmen als Einstiegspunkt für die Elektrifizierung genutzt.
Darüber hinaus verändert sich die Perspektive vieler Fuhrparkverantwortlicher. Während früher häufig die Kosten einzelner Fahrzeuge im Mittelpunkt standen, rückt heute zunehmend die gesamte betriebliche Mobilität in den Fokus. Neben den eigenen Fahrzeugen werden beispielsweise auch Kosten für Mietwagen, Taxis, öffentliche Verkehrsmittel oder Fahrten mit Privatfahrzeugen betrachtet. Vor diesem Hintergrund gewinnen Konzepte wie Corporate Carsharing an Bedeutung, bei dem Poolfahrzeuge außerhalb der Dienstzeiten den Mitarbeitern für private Fahrten zur Verfügung gestellt werden. Dies erhöht die Auslastung der Fahrzeuge und kann dazu beitragen, die Gesamtkosten der betrieblichen Mobilität zu reduzieren. Nachhaltige Mobilität bedeutet daher nicht nur den Wechsel auf alternative Antriebe, sondern Mobilität insgesamt bedarfsgerechter, datenbasierter und ressourceneffizienter zu organisieren.
Fraunhofer betreibt selbst eine elektrifizierte Poolfahrzeug-Flotte. Welche Erkenntnisse haben Sie aus der eigenen Praxis gewonnen?
Unsere Erfahrungen zeigen, dass Elektromobilität im betrieblichen Umfeld heute für viele Anwendungsfälle funktioniert. Die meisten Dienstfahrten bewegen sich in einem Entfernungsbereich, der mit aktuellen Elektrofahrzeugen problemlos abgedeckt werden kann. Die Reichweite stellt dabei häufig eine deutlich geringere Herausforderung dar, als viele Nutzer zunächst vermuten. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist jedoch die Ladeinfrastruktur: Eine gut verfügbare und zuverlässig funktionierende Ladeinfrastruktur am Unternehmensstandort vereinfacht die Integration elektrischer Poolfahrzeuge erheblich und schafft Vertrauen bei den Nutzern.
Darüber hinaus bietet die Elektrifizierung weit mehr Potenziale als die reine Reduktion von CO₂-Emissionen. Elektrofahrzeuge werden zunehmend zu einem Bestandteil des Energiesystems. Themen wie intelligentes Lademanagement, die Nutzung von selbsterzeugtem Strom und bidirektionales Laden eröffnen zusätzliche Möglichkeiten zur Kostenoptimierung und zur besseren Integration erneuerbarer Energien.
Gleichzeitig darf der menschliche Faktor nicht unterschätzt werden. Viele Mitarbeiter nutzen im beruflichen Kontext erstmals ein Elektrofahrzeug. Unsicherheiten und Ängste bei der Reichweite, beim Laden oder der Fahrzeugbedienung sind häufig. Erfolgreiche Elektrifizierungsstrategien bestehen daher auch aus aktiver Begleitung der Nutzer. Werden Berührungsängste abgebaut, steigt die Akzeptanz meist sehr schnell.
Wie verändern hybride Arbeitsmodelle und New Work die Anforderungen an betriebliche Mobilität und Poolfahrzeug-Systeme?
Während viele Routinebesprechungen heutzutage digital stattfinden, werden Präsenztermine gezielter für Aktivitäten genutzt, bei denen persönlicher Austausch einen besonderen Wert bietet, beispielsweise bei Workshops. Die Zahl der Dienstreisen ist nach der Pandemie zwar wieder deutlich gestiegen, bleibt jedoch insgesamt unter dem vorpandemischen Niveau.
Für Unternehmen bedeutet das, dass Mobilität heute bewusster eingesetzt wird, gleichzeitig aber weniger vorhersehbar ist. Während früher regelmäßige Dienstfahrten festen Mustern folgten, entstehen heute stärker schwankende und kurzfristigere Mobilitätsanforderungen. An einzelnen Tagen kann die Nachfrage nach Poolfahrzeugen sehr hoch sein, während Fahrzeuge an anderen Tagen kaum genutzt werden. Unternehmen benötigen daher mehr Transparenz über Fahrzeugverfügbarkeiten, Auslastungen und Nutzungsprofile, um ihre Flotten effizient steuern zu können. Ziel ist es, jederzeit ausreichend Mobilität bereitzustellen, ohne dauerhaft Überkapazitäten vorzuhalten.
Moderne Poolfahrzeug-Systeme entwickeln sich deshalb zunehmend von reinen Fahrzeugverwaltungssystemen hin zu Plattformen für betriebliche Mobilität, die je nach Anwendungsfall auch öffentliche Verkehrsmittel, Fahrräder oder Carsharing-Dienste einbeziehen.
Welche typischen Herausforderungen beobachten Sie bei Organisationen, die Poolfahrzeuge einführen oder optimieren möchten?
Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass viele Organisationen ihre tatsächlichen Mobilitätsmuster nicht kennen. Entscheidungen über Flottengröße, Fahrzeugtypen oder Elektrifizierungsstrategien werden häufig ohne belastbare Nutzungsdaten getroffen. Dabei sind gerade Informationen über Auslastung, Fahrleistungen, Standzeiten oder Buchungsverhalten die Grundlage, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. In der Praxis sehen wir häufig, dass Unternehmen entweder zu viele Fahrzeuge vorhalten oder Potenziale zur Elektrifizierung nicht erkennen, weil die tatsächlichen Einsatzprofile nicht ausreichend analysiert wurden. Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, Poolfahrzeuge ausschließlich als organisatorisches Thema zu betrachten. Erfolgreiche Systeme benötigen neben den Fahrzeugen selbst auch digitale Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und eine hohe Nutzerfreundlichkeit.
Die Einführung oder Optimierung von Poolfahrzeugen sollte daher immer datenbasiert erfolgen. Erst wenn Unternehmen verstehen, wie ihre Fahrzeuge tatsächlich genutzt werden, können sie beurteilen, wo Überkapazitäten bestehen, welche Fahrzeuge elektrifiziert werden können und wie sich Betriebskosten langfristig reduzieren lassen.
Wie verändert die Elektrifizierung die Anforderungen an Poolfahrzeug-Konzepte, und wie lassen sich verschiedene Verkehrsmittel sinnvoll verknüpfen?
Die Elektrifizierung verändert Poolfahrzeug-Systeme nicht nur auf der Fahrzeugseite, sondern auch in der Disposition und operativen Steuerung. Bei konventionellen Fahrzeugen ist im Wesentlichen die Verfügbarkeit entscheidend. Bei Elektrofahrzeugen kommt der Ladezustand als zusätzliche Planungsgröße hinzu. Wenn ein Fahrzeug mit niedrigem Ladezustand zurückkommt, kann es unter Umständen nicht direkt wieder genutzt werden. Neben der reinen Fahrzeugverfügbarkeit müssen daher Ladezustände und Ladevorgänge kontinuierlich transparent sein. Wenn ein Fahrzeug nicht geladen ist, müssen kurzfristig Alternativen bereitstehen, beispielsweise andere Fahrzeuge innerhalb der Flotte oder im Bedarfsfall externe Mietfahrzeuge. Diese erhöhte Dynamik ist mit rein manuellen Prozessen kaum noch effizient abbildbar.
Die größte Herausforderung bei multimodalen Mobilitätsangeboten liegt nicht in der Verfügbarkeit einzelner Verkehrsmittel, sondern in deren Integration aus Nutzersicht. In vielen Organisationen existieren heute unterschiedliche Systeme für Poolfahrzeuge, ÖPNV-Tickets, Fahrradangebote oder externe Carsharing-Dienste parallel nebeneinander. Wenn Mitarbeiter für unterschiedliche Verkehrsmittel jeweils eigene Prozesse, Zugänge oder Abrechnungssysteme nutzen müssen, steigt die Komplexität im Alltag deutlich und Angebote werden trotz guter Verfügbarkeit kaum genutzt. Ziel moderner betrieblicher Mobilitätskonzepte ist daher die Integration in eine gemeinsame Plattformlogik mit zentraler Buchung, transparenter Verfügbarkeit und einem einheitlichen Prozess unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel.
Welche Rolle spielen Daten und Auslastungsanalysen, und was braucht es für die Nutzerakzeptanz?
Organisationen verfügen in der Regel zwar über Betriebsdaten, nutzen diese jedoch nicht für die strategische Steuerung ihres Fuhrparks. Erst durch die Analyse von Nutzungsmustern, Fahrstrecken, Standzeiten und Buchungsverhalten entsteht ein realistisches Bild der tatsächlichen Mobilitätsnachfrage. Diese Transparenz ermöglicht es, Flottengrößen bedarfsgerecht anzupassen, geeignete Fahrzeugtypen auszuwählen und wirtschaftliche sowie ökologische Optimierungspotenziale zu identifizieren. Insbesondere im Kontext der Elektrifizierung sind diese Daten zentral, da sich anhand der realen Fahrprofile bewerten lässt, welche Fahrzeuge für den Umstieg auf Elektroantriebe geeignet sind. Damit entwickeln sich Poolfahrzeug-Systeme zunehmend von administrativen Buchungssystemen hin zu datengetriebenen Steuerungsinstrumenten für betriebliche Mobilität.
Die Akzeptanz von Poolfahrzeug-Systemen hängt in hohem Maße von ihrer Alltagstauglichkeit ab. Kurze Einführungen reichen oft nicht aus, um die Prozesse zu vermitteln. Schulungen, in denen konkrete Nutzungsszenarien erklärt werden, etwa die Fahrzeugbuchung, der Zugang zum Fahrzeug oder der Umgang mit digitalen Schlüsselsystemen, senken die Einstiegshürde deutlich. Ebenso wichtig sind technische Zuverlässigkeit und klare Supportstrukturen. Nutzer benötigen im Bedarfsfall einen klaren Ansprechpartner, der bei Problemen unterstützt und Orientierung bietet.
Wohin geht die Entwicklung bei betrieblicher Mobilität und Poolfahrzeug-Systemen?
Die betriebliche Mobilität befindet sich in einem strukturellen Wandel, der insbesondere durch die Elektrifizierung von Fahrzeugflotten geprägt ist. Poolfahrzeug-Systeme entwickeln sich dabei von reinen Verwaltungssystemen hin zu integrierten Plattformen für betriebliche Mobilität, in denen Ladeinfrastrukturmanagement, Energieoptimierung und Flottensteuerung stärker in den Vordergrund rücken. Konzepte wie intelligentes und bidirektionales Laden werden dazu führen, dass Fahrzeuge nicht nur als Mobilitäts-, sondern auch als Energiekomponente betrachtet werden. Parallel dazu wird die Integration unterschiedlicher Mobilitätsangebote weiter an Bedeutung gewinnen: Poolfahrzeuge werden künftig stärker in multimodale Plattformen eingebettet sein, die je nach Anwendungsfall unterschiedliche Verkehrsträger kombinieren.
AZOWO bietet Unternehmen mit der Mobility Cloud eine digitale Lösung für die Poolfahrzeugverwaltung. Ein Buchungsalgorithmus weist Fahrzeuge automatisch nach Strecke, Verfügbarkeit und Ausstattung zu, sodass Doppelbuchungen vermieden werden. Ergänzt wird das System durch Echtzeitdaten zu Standort und Auslastung sowie automatisierte Reports, mit denen sich Wartungsintervalle und Kosten im Blick behalten lassen. Auch der Zugang zu den Fahrzeugen lässt sich digital lösen, etwa über Fahrer-App, RFID oder PIN, statt über physische Schlüssel.
