Die Julius Gaiser GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Gebäudetechnik mit Sitz in der Region Ostalb in Baden-Württemberg. An fünf Standorten in Heidenheim, Böhmenkirch, Aulendorf, Ulm und Amstetten greifen 284 Nutzer auf den Fuhrpark zu. Der Fuhrpark umfasst 210 Fahrzeuge: 32 Poolfahrzeuge, 20 Ford Transit Busse und 11 Elektrofahrzeuge.

Lange Zeit wurde der Fuhrpark über eine Excel-Liste mit mehreren Reitern verwaltet, gepflegt von zwei Personen. Fristen für TÜV, UVV und Leasingenden, Schadensfälle und Fahrzeugdaten liefen vollständig manuell. Solange die Flotte überschaubar war, funktionierte das. Mit wachsender Größe stieg der Aufwand spürbar, und Fristenüberwachung, Schadensabwicklung sowie Datenpflege stießen an ihre Grenzen. Wie Julius Gaiser den Umstieg auf eine zentrale, digitale Fuhrparkverwaltung gemeistert hat, zeigt diese Case Study.

Ansicht auf das Gaiser Firmengelände und den Fuhrpark

Vom Status quo zur digitalen Fuhrparkverwaltung

Wie eine Leasingrückgabe den Anstoß für die Digitalisierung gab

Sichtbar wurde das Problem bei einer Leasingrückgabe: Ein Fahrzeug hatte deutlich zu viele Kilometer, die Überschreitung war niemandem aufgefallen, die Nachzahlung erheblich. Eine kontinuierliche Laufleistungsüberwachung war in der Tabelle nicht zuverlässig abbildbar. Mit der AZOWO Mobility Cloud ist genau das gelöst. Das Ampelsystem zeigt auf einen Blick, wie es um jedes Fahrzeug steht, Laufleistungen werden automatisch überwacht und alle relevanten Daten, von Versicherung über Kfz-Steuer bis zum Leasingvertrag, liegen zentral statt verteilt auf mehrere Tabellenreiter.

Fahrzeug mit der Aufschrift Gaiser und Person mit einem Laptop und der geöffneten Mobility Cloud

AZOWO unterstützt uns im Alltag mit deutlich mehr Transparenz, vor allem bei der Überwachung der Laufleistungen. Über das Ampelsystem sehen wir auf einen Blick, wie es um das jeweilige Fahrzeug steht, und haben alle relevanten Daten direkt im Blick.

Jessica und Nadine
Julius Gaiser GmbH

AZOWO im Einsatz

Vom Servicebericht bis zum Tankdatenimport

Holdingstruktur und Standortverwaltung

Die Julius Gaiser GmbH operiert mit mehreren Standorten, die organisatorisch eigenständig funktionieren. Die AZOWO Mobility Cloud bildet diese Holdingstruktur direkt ab: Jeder Standort wird separat angelegt und kann individuell konfiguriert werden, während die Fuhrparkverantwortlichen standortübergreifend den vollen Überblick behalten.
Poolfahrzeugverwaltung

Die 32 Poolfahrzeuge können über den Empfang gebucht werden, die Schlüsselausgabe erfolgt ebenfalls manuell dort. Die Buchungen laufen über die AZOWO Mobility Cloud, sodass Verfügbarkeiten jederzeit transparent sind und Doppelbuchungen ausgeschlossen werden.
Telematik und Live-Daten

Die 20 Ford Transit Busse sind mit Geotab-Dongles ausgestattet. Über die Live-Daten wird das Fahrtenbuch rechtssicher und automatisch erfasst, ohne manuelle Einträge durch die Fahrer. Kilometerstand und Fahrzeugstatus sind jederzeit abrufbar.
Führerscheinkontrolle per App

Die Führerscheinkontrolle erfolgt zweimal jährlich direkt über die AZOWO Fahrer-App. Mitarbeiter können die Kontrolle eigenständig und standortunabhängig durchführen, das Ergebnis wird automatisch im System hinterlegt. Stationäre Scanner sind dafür nicht notwendig.
Tankdatenimport via UTA

Alle Tank-, Lade- und Mautdaten des Fuhrparks fließen monatlich automatisch über die UTA-Schnittstelle in die AZOWO Mobility Cloud. Die manuelle Erfassung von Belegen entfällt, Kosten sind auf Fahrzeugebene nachvollziehbar und auswertbar.
KI-Dokumentenmanagement und Serviceberichte

Serviceberichte werden mit dem KI-Dokumentenmanagement direkt dem passenden Fahrzeug zugeordnet und in der digitalen Fahrzeugakte hinterlegt. Das Ergebnis: Serviceberichte landen automatisch in der richtigen Fahrzeugakte, ohne dass jemand manuell nachsortieren muss.