KI-Dokumentenmanagement

Das System erkennt unter anderem Rechnungen, Zulassungsbescheinigungen, Bußgeldbescheide, Leasingverträge und Schadensmeldungen. Bei jedem Dokumenttyp werden die relevanten Felder automatisch ausgelesen und der passenden Fahrzeugakte zugeordnet. Manuelle Nacharbeit bleibt auf Ausnahmefälle beschränkt, etwa wenn ein Dokument inhaltlich unvollständig ist oder von einem bislang unbekannten Format abweicht.

Eine Sammelrechnung muss nur einmal hochgeladen werden. Die KI identifiziert alle darin aufgeführten Fahrzeuge und legt automatisch ein separates Dokument mit den jeweiligen Einzelkosten an. Jedes Fahrzeug erhält dadurch nur die Kosten, die tatsächlich auf es entfallen, was die TCO-Berechnung genauer macht als bei manueller Aufteilung.

Das System prüft beim Upload automatisch anhand des Aktenzeichens, ob bereits ein Verstoß mit denselben Angaben erfasst wurde. Eine doppelte Anlage desselben Vorgangs wird dadurch verhindert, ohne dass dies manuell kontrolliert werden muss.

Ja. Alle extrahierten Felder, etwa Fahrer, Fahrzeug oder Kostenstelle, lassen sich direkt im Dokument anpassen. Das ist relevant, wenn beispielsweise die automatische Fahrerzuordnung bei einem Verstoß abweicht oder ein Dokument aus anderen Gründen manuell ergänzt werden muss.

Bei jedem registrierten Verstoß werden Punkte auf das Fahrerkonto vergeben. Überschreitet ein Fahrer einen festgelegten Grenzwert, löst das System automatisch eine Warnung aus. So lassen sich auffällige Muster im Fahrverhalten erkennen, ohne dass Fuhrparkverantwortliche jeden Vorgang einzeln auswerten müssen.

Die Qualität von Entscheidungen im Fuhrpark hängt direkt von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. In der Praxis bleibt für die manuelle Datenpflege oft wenig Zeit, wodurch Informationen unvollständig, fehlerhaft oder veraltet sind. Genau hier setzt das KI-Dokumentenmanagement an: Relevante Felder aus Rechnungen, Zulassungsbescheinigungen und weiteren Dokumenten werden automatisch erkannt und in die passenden Fahrzeugakten eingeordnet. So entsteht eine saubere, verlässliche Datenbasis, ohne dass dafür zusätzliche manuelle Arbeit nötig ist.